Faktura wystawiona w obcej walucie - jak ewidencjonować transakcje sprzedaży?

W dzisiejszych czasach powszechne jest, że wiele firm współpracuje z zagranicznymi klientami. Kontrahenci często decydują się na opłacenie drugiej strony w walucie, która obowiązuje w ich kraju, np. w euro lub dolarach. W takim przypadku konieczne jest dla osób wystawiających faktury przeliczenie kwoty na walutę krajową. Jak poradzić sobie z fakturą wystawioną w obcej walucie?

Podstawy podstaw

Często kwoty brutto i netto są określane na fakturze w walucie obcej, a podatek VAT już w złotówkach. Oznacza to, że kwotę wyrażoną w innej walucie, np. w euro trzeba przeliczyć na walutę polską. Na początku 2021 roku wszedł w życie pakiet Slim VAT, którego zadaniem jest uproszczenie stosowania kursów walut. Wcześniej, przed wprowadzeniem pakietu Slim VAT, sprzedawca miał obowiązek wystawić fakturę za daną usługę w walucie innej niż złotówki. W takim przypadku potrzebne było przeliczanie jej wartości na złotówki, np. na potrzeby ewidencji w księgach firmy. Takie obliczenia były wymagane do późniejszego rozliczania podatku dochodowego PIT lub CIT oraz podatku VAT. Bardzo często było tak, że przedsiębiorca musiał wykorzystywać dwie różne waluty i ich przeliczniki.

Nowe uproszczenie

Dzięki nowym przepisom i wprowadzeniu Slim VAT wszystko stało się prostsze, choć ten system ma swoje plusy i minusy. Dzięki niemu można przeliczać obce waluty na złotówki i zastosować kurs ustalony według przepisów o podatkach dochodowych - PIT i CIT. Wadą Slim VAT jest to, że kiedy już się na niego zdecydujesz, to musisz z niego korzystać przez najbliższe 12 miesięcy. Liczone jest to od miesiąca, w którym wybraliśmy to rozwiązanie. Jeśli jednak po tym czasie zrezygnujesz z tego pakietu, to przez kolejny rok będziesz musiał korzystać z zasad określonych przepisami ustawy o VAT. Plusem w tej sytuacji jest to, że nie będziesz musiał tego faktu nigdzie zgłaszać.

Faktura korygująca - jaką walutę należy zastosować?

Czasami w fakturach pojawiają się błędy lub trzeba coś do nich dodać, ponieważ firmy ustaliły między sobą jakiś rabat. Jakiej waluty należy wtedy użyć? Odpowiedź jest prosta i na szczęście tylko jedna jest poprawna - należy użyć tej samej waluty, która obowiązywała przy fakturze wstępnej. Jeśli natomiast faktura korygująca ma za zadanie naprawę błędów na fakturze pierwotnej lub dodanie czegoś nowego, np. rabaty lub zwroty, to należy użyć takiej waluty, która była używana w ostatnim dniu roboczym, poprzedzającym dzień wystawienia faktury.

Transakcja rozciągnięta w czasie - jakiego kursu przy fakturze użyć?

Jeśli dana firma współpracuje z jakąś zagraniczną już od dłuższego czasu, to normalne jest, że rozliczają się za konkretne okresy, np. 3 miesiące i tym samym za wszystkie udokumentowane działania. W takim przypadku obowiązek podatkowy przypada na ostatni dzień okresu rozliczeniowego i można uznać, że właściwy jeden kurs to ten, który był wykorzystywany w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Rozliczenie Slim VAT, które jest dość nowe, bardzo mocno upraszcza stosowanie walut. To powinno spowodować, że dużo więcej polskich firm, będzie chciało współpracować z zagranicznymi firmami, a tym samym bardziej się rozwijać. Takie ułatwienia pozwalają na skupienie się na innych obszarach firmy, które mogły zostać zaniedbane.